Découvrir le module
Un seul endroit pour toute la relation client
Le module Contacts est le CRM de Ruby : la mémoire commerciale de l'équipe. Un contact peut être une boutique qui t'a écrit, un prospect rencontré sur un salon, un client qui commande tous les mois ou un partenaire. Chacun a sa fiche, qui garde ses coordonnées, son historique d'échanges, ses commandes et sa prochaine action.
Autour de ces fiches, le module t'aide à décider qui appeler, quand, et quoi dire : un plan du jour préparé chaque matin, un planning, des tournées sur la route optimisées, un assistant qui analyse ta base, et des cartes qui placent tes contacts géographiquement.
Le module ne remplace pas ton jugement : il range, rappelle et propose. C'est toujours toi qui valides une action importante (envoi, modification groupée, plan proposé par l'IA).
L'écran Contacts, zone par zone
Quand tu ouvres le module, tu arrives sur la liste des contacts. Le schéma ci-dessous te fait visiter l'écran zone par zone ; la démo juste après est une vraie petite liste que tu peux manipuler.
Dans la démo : clique une étape dans les filtres rapides, tape « Lyon » dans la recherche, puis passe en vue Grille. C'est exactement le comportement du module.
Le menu Outils
Le bouton Outils de la barre d'outils rassemble les fonctions qui ne servent pas tous les jours :
Les cinq étapes d'un contact
Chaque contact est rangé dans une étape du cycle de vie. L'étape se change d'un clic sur la fiche, dans la liste ou en glissant la carte dans la vue kanban. Elle sert partout : filtres, plan du jour, statistiques, tournées.
L'étape décrit la relation (a-t-il déjà commandé ?). La chaleur mesure l'intérêt du moment (a-t-il répondu récemment ?). Un client peut être froid, un lead peut être brûlant.
La chaleur : qui est intéressé en ce moment
La chaleur est une note calculée par le module pour chaque contact. Elle monte quand le contact a échangé récemment avec toi, qu'il a une valeur estimée élevée, qu'il commande, qu'il ouvre tes mails, qu'il est inscrit à la newsletter ou qu'il a un compte pro validé. Tu la vois en pastille de couleur dans la liste et le détail s'ouvre au clic.
Simulateur de chaleur
Trois réglages existent : Performant (par défaut, équilibré), Fidélisation (met en avant ceux qui commandent) et Prospection (met en avant le potentiel et les ouvertures de mail). Les seuils des niveaux changent avec le réglage.
Rôles : gestionnaire, commercial, sous-compte
Ruby sait qui est connecté. Le module affiche donc ton plan, tes statistiques et tes filtres. Les contacts restent partagés dans la base, mais le « commercial assigné » d'une fiche dit qui s'en occupe.
Un filtre que tu crées n'apparaît que chez toi, sauf s'il est partagé. L'espace de l'assistant (segments, rapports, plans) est aussi séparé par utilisateur.
Ta première demi-heure dans le module
Pas besoin de tout connaître pour commencer. Voici l'ordre conseillé pour ta première session. La liste se souvient de ce que tu as coché.
Lis la partie « Guide pratique » : quatre situations réelles déroulées pas à pas (un lead entrant, une semaine de terrain, des clients à relancer, un fichier de salon).
Trouver et organiser
Trois façons de voir tes contacts
Le bouton Affichage de la barre d'outils change la présentation, sans changer les filtres ni la sélection.
Dans la démo, glisse une carte d'une colonne à l'autre (ou utilise les flèches sur téléphone) : l'étape du contact change, comme dans le module.
Retrouver un contact en deux secondes
Tape quelques lettres dans la barre de recherche : la liste se réduit à chaque frappe. Pas besoin d'accents ni de majuscules. Le nombre de résultats s'affiche à droite des onglets (« 4 résultats sur 120 »).
Sur ordinateur, la barre d'outils reste collée en haut quand tu fais défiler : la recherche est toujours à portée de main.
Filtres rapides, panneau Filtres et filtres actifs
Il y a trois niveaux de filtre, du plus rapide au plus précis :
Presque toujours un filtre actif oublié. Regarde la ligne des filtres actifs ou la pastille du bouton replié : « Tout effacer » remet la liste complète.
Enregistrer, épingler et activer des filtres
Quand une combinaison de critères te sert souvent (« Prospects chauds de ma zone », « Clients à réactiver »), clique Enregistrer le filtre dans le panneau Filtres : un petit formulaire s'ouvre avec un nom proposé, le nombre de contacts, le choix du dossier et l'interrupteur « Épingler dans les filtres rapides ».
Il apparaît en contour gris. Un clic l'active (fond coloré et coche). Plusieurs filtres actifs se combinent : seuls les contacts qui répondent à tous restent affichés.
Agir sur plusieurs contacts à la fois
Coche la case à gauche d'une ligne (ou « Tout sélectionner »). Une barre d'actions apparaît en bas de l'écran avec le nombre de contacts sélectionnés.
Après une action groupée, un message en bas de l'écran propose « Annuler » pendant quelques secondes. Profite-en si tu t'es trompé de sélection.
Onglets de la liste, en-tête repliable et demandes B2B
Replier l'en-tête
Le bouton Réduire masque les filtres rapides et les filtres épinglés. Replié, il devient « Onglets et filtres » avec une pastille qui compte les filtres actifs. Le module se souvient de ton choix.
Les demandes B2B en attente
Quand une boutique demande un compte professionnel (inscription sur le site, client Woo ou fiche au statut « en attente »), elle apparaît dans B2B en attente (bouton avec compteur dans la barre d'outils). Tu y vois le demandeur, le SIRET, le référent et l'ancienneté de la demande (orange à partir de 3 jours), et tu valides ou refuses, seul ou en groupe. La décision est notée dans l'historique de la fiche.
Créer et importer
Créer un contact à la main
Clique Nouveau contact (en haut à droite ; sur téléphone, le bouton rond en bas). Le formulaire est découpé en sections repliables :
Un nom, un moyen de joindre (téléphone ou email), l'étape et une prochaine action. Avec ces quatre informations, le contact entre dans ton plan du jour.
Créer un contact par la voix, une image ou un texte
En tête du formulaire, le bloc Remplir avec l'IA propose trois entrées. Le bouton IA à côté de « Nouveau contact » ouvre directement le bon mode.
Le genre, l'âge, la situation de famille ne sont remplis que s'ils sont dits explicitement dans le texte ou la dictée, jamais déduits d'une photo, d'un prénom ou d'une voix.
Une lecture locale prend le relais : email, téléphone, nom, société, poste, ville et code postal, intérêts et tags existants, relance. Moins fine, mais immédiate.
Doublons : mettre à jour plutôt que recréer
Le module compare chaque nouveau contact à la base : email, nom, téléphone, société et nom de domaine. S'il trouve une correspondance, il affiche une alerte avec Mettre à jour cette fiche.
Les champs en conflit sont décochés par défaut : tu choisis. Les tags sont fusionnés et une note « Mis à jour par capture » est ajoutée à l'historique.
Importer un fichier en quatre étapes
Le module lit presque tout : CSV (séparateur détecté), Excel .xlsx/.xls/.ods (choix de la feuille), JSON, vCard .vcf, ou un simple copier-coller depuis un tableur. Il reconnaît l'encodage et ignore les lignes de titre au-dessus de l'en-tête.
Après l'import, « Annuler l'import » retire les contacts créés et remet les fiches modifiées dans leur état d'avant. Tu peux aussi annuler pendant le traitement.
Le nettoyage automatique, avant et après
À l'étape Nettoyage, chaque interrupteur affiche le nombre de corrections qu'il va faire. Les cellules corrigées sont surlignées à l'étape Vérification ; la valeur d'origine s'affiche au survol.
Chaque ligne est ensuite classée : nouveau, déjà dans le CRM (rapproché par email, téléphone ou nom + société), doublon du fichier ou erreur. Pour un contact existant, tu choisis : compléter les champs vides, remplacer ou ignorer.
Le traitement se fait par petites tranches pour que l'écran reste fluide, avec l'avancement exact, le débit et le temps restant. Sur 200 000 lignes : environ 1 s de lecture, 4,5 s de nettoyage, 1,3 s d'import.
Exporter des contacts
Pour un envoi d'emailing, coche « seulement les inscrits newsletter » : l'export exclut alors les contacts qui n'ont pas donné leur accord.
La fiche contact
La fiche, rubrique par rubrique
Un clic sur le nom d'un contact ouvre sa fiche. Le bouton retour du navigateur ramène à la liste, au même endroit.
Un clic sur une valeur (téléphone, valeur estimée, étape, commercial) la rend modifiable. L'enregistrement est immédiat et noté dans l'historique.
L'historique : chaque échange au même endroit
La rubrique Interactions contient la timeline et le formulaire pour en ajouter une. Au-dessus du fil, une rangée de vues : Tout Emails WhatsApp Telegram Notes et appels, avec leurs compteurs. WhatsApp et Telegram n'apparaissent que si le canal est connecté dans Ruby.
Le plan du jour et les statistiques lisent la timeline : un appel noté coche automatiquement la tâche « Appeler » et compte dans tes appels de la semaine.
Répondre, relancer, programmer un mail
Les modèles utilisent des variables remplies automatiquement : {{prenom}} {{nom}} {{societe}} {{commercial}}. Une variable non remplie est signalée et bloque l'envoi, pour éviter un « Bonjour {{prenom}} » chez le client.
Ctrl + Entrée (⌘ + Entrée sur Mac) envoie ; Échap ferme en gardant le brouillon ; après l'envoi, « Annuler » reste disponible 6 secondes.
WhatsApp, Telegram et SMS dans la fiche
Compteur de SMS
Le formulaire d'interaction : noter ou envoyer
Le formulaire sous la timeline sert à noter ce qui s'est passé (un appel, un rendez-vous, une remarque). Quand le type choisi est SMS, WhatsApp ou Telegram, l'interrupteur « Envoyer au contact sur … » apparaît, activé si l'envoi est possible. Le bouton devient alors « Envoyer sur WhatsApp ».
Suivre les ventes d'un client
La rubrique Catalogue & commandes résume l'activité du client ; un clic ouvre le panneau complet en onglets Ventes · Commandes · Factures · Messages · Mails.
La prochaine action et l'agent du contact
La prochaine action (appel, mail, rendez-vous ou tâche, avec une date) est le moteur du module : elle alimente le Planning, le plan du jour et les alertes « en retard ». Un contact sans prochaine action est un contact qu'on risque d'oublier.
Depuis la fiche, l'agent analyse le contact (historique, étape, chaleur, commandes) et rédige une synthèse : où en est la relation, les risques, la prochaine action conseillée et une accroche pour l'appel.
Mon plan
Le plan du jour, préparé chaque matin
Ouvre Mon plan (bouton de la barre d'outils, ou Outils › Mon plan). L'onglet Aujourd'hui affiche ton plan du jour, calculé chaque matin si l'interrupteur « Plan automatique chaque matin » est actif.
Tu appelles depuis la fiche ? La tâche « Appeler » se coche. Tu ajoutes une note ou un tag ? « Qualifier » se coche. Tu fixes une prochaine action ? « Planifier » se coche. Pas de double saisie.
Tes quatre indicateurs et tes objectifs
Où en es-tu de ta semaine ?
L'activité sur 14 jours
Sous le plan du jour, un tableau en deux blocs (7 derniers jours, 7 jours précédents) montre chaque jour tes appels, qualifications et conversions, avec l'évolution ▲ ▼ d'une semaine sur l'autre. Ce sont les chiffres du jour, sans cumul.
Le planning : tes prochaines actions jour par jour
Si des leads n'ont aucune action planifiée, un bandeau les compte et propose « Planifier un appel demain » pour tous en un clic.
Prospection : chaque lead dans l'étape qui l'attend
L'onglet Prospection range chacun de tes leads selon ce qu'il attend de toi. Le module le calcule à partir de la fiche : pas besoin de déplacer quoi que ce soit à la main.
Le même parcours en version animée (Assignés → Contactés → Qualifiés → Suivi planifié → Avancés → Clients), avec le taux de passage entre étapes, et un rapport de la semaine que l'assistant peut rédiger et que tu copies en un clic.
La session de prospection : enchaîner les appels
Outils › Session de prospection. La file commence par les actions en retard, puis les contacts chauds sans action, ceux jamais contactés, puis la valeur. Chaque carte montre pourquoi le contact est là, ce qui manque à sa fiche, le dernier échange et les boutons Appeler / Mail.
Dans la démo, clique une issue ou tape 1 à 6 au clavier : le contact suivant arrive, et le résumé compte tes résultats de session.
Stratégie de prospection et listes à vérifier
Une liste IA n'entre jamais seule dans ton plan : tu décoches les contacts non pertinents, tu peux t'assigner les non attribués, puis tu valides ou refuses.
Kit de vente, clients et équipe
Quand le contact d'une tâche correspond à une approche du kit, un bouton « Discours » apparaît : le texte est déjà personnalisé avec son prénom et sa société, avec les documents à envoyer.
Les tournées
Une boucle optimisée, jour par jour
Ouvre Mon plan › Tournées. Une tournée part d'un point (ta résidence ou un autre lieu), passe par des contacts et y revient. Le module :
Dans la version actuelle, les distances sont calculées à vol d'oiseau multipliées par 1,27 pour approcher la route. Pour un trajet précis, le bouton « Itinéraire » de chaque journée ouvre Google Maps.
Le résumé compact et les paramètres
Chaque pastille du résumé ouvre directement le groupe de réglages concerné. Les autres groupes restent repliés.
Décrire sa tournée à l'agent
Clique Décrire la tournée. L'agent n'est pas un chat : il ne fait qu'une chose, remplir les paramètres de la tournée, avec précision. Il ne met que ce que tu as dit, et pose une question s'il manque quelque chose d'important.
Chaque changement proposé a sa case à cocher. « Annuler » ne touche à rien, « Appliquer » enregistre les paramètres, « Appliquer et optimiser » calcule aussitôt la tournée.
Partir d'ailleurs que de chez soi
Dans le groupe Départ, sous ta résidence, la ligne « Point de départ de la tournée » propose : Résidence, tes points enregistrés (avec leur distance) et « + Autre point de départ ». Quand tu pars d'ailleurs, un encart affiche le trajet résidence ↔ point de départ et trois façons de le compter.
En mode « Le matin même », si le trajet du matin fait dépasser l'amplitude de la journée, une alerte propose « Partir la veille » en un clic.
Simuler le coût d'une tournée
Simulateur de coût de tournée
Le module calcule les kilomètres réels de chaque journée à partir des contacts choisis et décide seul des nuits à l'hôtel (seuil « rentrer dormir si à moins de 75 min »). Ici, tu fixes ces deux valeurs toi-même.
La carte, les journées et les actions
Le sélecteur « Carte » au-dessus de la carte permet d'afficher la tournée sur une carte déposée dans Outils › Cartes (par exemple ta carte de prospection) : les contacts de la tournée y apparaissent colorés par jour.
Assistant et cartes
L'assistant business : poser une question à sa base
Ouvre l'Assistant (bouton de la barre d'outils, ou Outils › Assistant business). À gauche, la conversation ; à droite, l'espace de travail en onglets Propositions · Segments · Rapports · Plans d'action · Journal.
Deux modes : « Je valide » ou « En solo »
Reste en « Je valide » tant que tu découvres l'assistant. Tu vois chaque proposition dans la liste avant de l'accepter.
Segments, rapports et plans d'action
Ton profil commercial et le brief de session
Chaque réponse porte une pastille « N chiffres vérifiés » ou « N chiffres à vérifier » : le module compare les montants et pourcentages cités aux résultats réels des outils. L'assistant n'a pas le droit d'inventer un contact, un chiffre, une ville ou un produit.
L'outil Cartes : ta bibliothèque de cartes
Une carte est une page autonome, souvent préparée à part (carte de prospection d'une région, carte des producteurs…). Le module la garde dans ta bibliothèque et la relie, si elle le permet, à tes contacts.
Déposer une carte : les contrôles de sécurité
Chaque carte s'ouvre dans un cadre fermé : elle ne peut pas lire Ruby ni tes autres données. Elle ne reçoit que ce que le module lui envoie (les contacts du filtre choisi) et ne peut que demander d'ouvrir une fiche ou d'ajouter un contact.
Une carte connectée à tes contacts
Le bouton « Voir sur la carte » de la fiche contact ouvre la carte centrée sur lui ; depuis la carte, « Fiche » ouvre la fiche puis « Retour à la carte » te ramène où tu étais.
Guide pratique
Cas pratique 1 : un lead entrant, de A à Z
La situation. Théo Lambert, gérant de la Boutique Équilibre à Lille (contact fictif), remplit le formulaire du site. Il veut connaître les conditions pro.
Théo est passé de Lead à Client sans qu'aucune information ne se perde : chaque échange est dans la timeline, et tes statistiques ont compté l'appel, la qualification et le client gagné.
Cas pratique 2 : préparer trois jours sur la route
Après la tournée, note chaque visite sur la fiche (type « Rendez-vous ») : les relances suivantes se préparent toutes seules dans ton plan du jour.
Cas pratique 3 : relancer les clients inactifs
Cas pratique 4 : importer les contacts d'un salon
Vérifie que le fichier ne contient que des contacts professionnels ou des personnes qui ont accepté d'être recontactées. L'import ne doit jamais servir à charger une base achetée sans consentement.
Raccourcis et gestes utiles
Questions fréquentes et dépannage
La liste d'autonomie
Tu peux maintenant explorer à ton rythme les fonctions avancées : stratégie de prospection, plans d'action de l'assistant, cartes connectées.